Vertragsmanagement: Dokumentation, Zugriff und Steuerung in Prozessen.

Sie regeln das Vertragsmanagement, indem Sie die zahlreichen Beziehungen zu den internen und externen Partnern eines Unternehmens auf verbindliche Weise regeln. Jede Abteilung hat Verträge, und jedes Glied der Wertschöpfungskette ist in der einen oder anderen Weise von Verträgen betroffen. Verträge sind also wichtig, und ihre Bedeutung nimmt weiter zu. Die Internationalisierung des operativen Geschäfts, die Auslagerung von Unternehmensteilen und -prozessen oder die stetig steigenden rechtlichen Anforderungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene führen dazu, dass sowohl die Zahl als auch die Komplexität der Verträge ansteigen.

Auf einen Blick

Waren Verträge in der Vergangenheit relativ statische juristische Dokumente, wandeln sie sich durch die verstärkte Vernetzung mit Partnern, Lieferanten und Kunden zunehmend zu einem wesentlichen Werkzeug zur Steuerung wettbewerbsrelevanter Geschäftsbeziehungen. Mit dem quantitativen und qualitativen Wandel der Verträge zugleich wachsen Bedeutung und Anforderungen an Systeme und Lösungen, die das Management der Verträge durch den Einsatz von Informationstechnologie unterstützen und verbessern. Eben beispielsweise im Versionsmanagement.

Zu den wesentlichen Anforderungen an eine Digitale Vertragsmanagement-Lösung zählen:

  • Steuerung der in vielen Fällen sehr komplexen Prozesse zur Erstellung und Genehmigung eines Vertrags.
  • Unternehmensweit einfacher und schneller Zugriff auf die Vertragsinhalte und die Vertragsdokumente.
  • Dokumentieren der Vertragsprozesse und Entscheidungen zur Erfüllung sich ständig verschärfender gesetzlicher Anforderungen, z.B. Sarbanes Oxley Act.

PENTADOC arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für das Vertragsmanagement zu konzipieren und zu realisieren.

Um die Anforderungen an eine Gesamtlösung zum Vertragsmanagement richtig einordnen zu können, müssen Unternehmen die prinzipiellen Verfahren des Vertragsmanagement und weiteren ECM-Funktionalitäten verstehen und bewerten können.

Grundsätzlich wird beim Vertragsmanagement IT-seitig zwischen Anwendungen zur Erfassung und Verwaltung von Vertragsdaten und Anwendungen zur Archivierung der Vertragsdokumente unterschieden.

Wichtig ist jedoch für die Unternehmen zu prüfen, ob die angebotenen Lösungen immer alle Funktionsbausteine des Vertragsmanagement bedienen können und wenn ja wie? Ansonsten hat man sich als Anwender schnell ein “Inselsystem” eingekauft ohne evtl. auch zukünftige Aspekte zu beachten.

Mit dem speziell für dieses Thema entwickelten Beratungspaket “PentaCHECK for Contractmanagement” hinterfragt PENTADOC die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Einführung einer Vertragsmanagement-Lösung und leitet auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells zur Erstellung von Verträgen Lösungsalternativen ab. Die vorgeschlagenen Lösungsalternativen werden anhand Ihrer in der Umsetzung verbunden technischen und monetären Risiken bewertet.

Bei dem “PentaCHECK for Contractmanagement” werden u.a. die folgenden Themen näher beleuchtet:

  • Beschreibung der Dringlichkeit, Ziele und Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der relevanten Vorgänge und Dokumente
  • Beschreibung der Grundsätzliche Anforderungen an die Anwendungen
  • Beschreibung des Prinzips des Vertragsmanagement
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentmengen
  • Beschreibung der Systemumgebung
  • Beschreibung der Wirtschaftlichkeit bzw. Kostenschätzung
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