Rechnungseingangsbearbeitung: Automatisierte Lösungen zur Verarbeitung und Freigabe

Unternehmen kämpfen täglich mit einer Flut von Eingangsrechnungen – automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung kann helfen, die Prozesse zu beschleunigen. Trotz der zunehmenden Anzahl an elektronischen Rechnungen und der fortschreitenden Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse gehen Experten davon aus, dass die deutsche Wirtschaft derzeit noch immer mehr als 80% der Rechnungen in Papierform übermittelt. Mit enormen Folgekosten in der Rechnungsbearbeitung. Dabei ist der Schritt zur vollständig digitalen Verarbeitung der Forderungen vergleichsweise einfach zu realisieren.

Derzeit planen viele Unternehmen für das betriebliche Rechnungswesen eine automatisierte Lösung zur Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen einzuführen. Die Lösung soll es ermöglichen, die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen deutlich zu rationalisieren.

Auf einen Blick

Firmen versinken oftmals in mehreren 100.000 Rechnungen pro Jahr. Der Bearbeitungsprozess der Eingangspost bindet erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. So zeigen Untersuchungen der Universität Stuttgart, dass allein der Empfangs-, Übermittlungs- und Verarbeitungsprozess einer Rechnung innerhalb des Unternehmens bis zu 30 Euro kostet.

Die Einführung einer automatischen Rechnungseingangsbearbeitung verfolgt prägnante Ziele, um nicht nur die Kosten der Bearbeitung einer Rechnung zu reduzieren.

Nutzfaktoren der Rechnungseingangsbearbeitung:

  • Prozessoptimierung: Signifikanter Gewinn an Prozessgeschwindigkeit, Kontrolle, Qualität und Transparenz
  • Optimierung der internen Bearbeitung durch komplett digitale Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen - Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung
  • Minimierung der Durchlaufzeiten. Vermeidung von Skontoverlusten bzw. Wegfall von Verzugszinsen für verspätete Zahlungen durch Termintreue
  • Langfristig sichere, respektive revisionssichere, Archivierung der Rechnungen

Bei der Einführung einer Rechnungseingangsbearbeitung gilt es aber auch für die Unternehmen einige Herausforderungen zu bestehen.

Zu den größten Herausforderungen einer Rechnungseingangsbearbeitung zählen:

  • Die Vielzahl an unterschiedlichen Layouts und lieferantenspezifischen Ausgestaltungsvarianten macht den Prozess der Erfassung und Übernahme von Rechnungsdaten, oder eine entsprechend schnelle und effiziente Validierung sowie anschließende Verbuchung, nicht einfach.
  • Elektronische Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail eingehen, elektronische Rechnungen, die wiederum im EDI-Format zur Verfügung gestellt werden und Rechnungen im Papierformat müssen in einem System zusammengeführt werden
  • Bestehende ERP-Umgebungen und Infrastrukturen müssen insbesondere in Bezug auf den Prozess der Rechnungsfreigabe angebunden werden.
  • Es existiert eine Vielzahl von Hersteller, welche eine Lösung zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung anbieten, jedoch sind diese oft nicht vergleichbar, hier werden schnell “Äpfel mit Birnen” verglichen.
  • Die Dezentralität vieler Konzerne und Unternehmen erschwert das Konzept zur Rechnungseingangsbearbeitung.

Lösungen PENTADOC

PENTADOC arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu konzipieren und zu realisieren.Um die Anforderungen an eine Gesamtlösung zur Rechnungseingangsbearbeitung richtig einordnen zu können, müssen Unternehmen die prinzipiellen Verfahren der Rechnungseingangsverarbeitung verstehen und bewerten können!Dies soll an einem Beispiel demonstriert werden.

Die in der Grafik dargestellten Prozessschritte der Rechnungseingangsbearbeitung werden prinzipiell in der dargestellten Form durchlaufen. In der Praxis kann die Reihenfolge durchaus an einigen Stellen variieren, das Grundprinzip bleibt aber dabei erhalten.Wichtig ist jedoch für die Unternehmen zu prüfen, ob die angebotenen Lösungen immer alle Prozessschritte bedienen können und wenn ja wie? Ansonsten hat man sich als Anwender schnell ein “Inselsystem” zur Bearbeitungen von Rechnungen eingekauft ohne evtl. auch zukünftige Aspekte zu beachten.Mit dem Beratungspaket “PentaCHECK for Invoice” hinterfragt PENTADOC die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Einführung einer Rechnungseingangsbearbeitung und leitet auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen Lösungsalternativen ab. Die vorgeschlagenen Lösungsalternativen werden anhand Ihrer in der Umsetzung verbunden technischen und monetären Risiken bewertet.Bei dem “PentaCHECK for Invoice” werden u.a. die folgenden Themen näher beleuchtet:

  • Beschreibung der Dringlichkeit, Ziele und Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der relevanten Vorgänge und Dokumente
  • Beschreibung der grundsätzlichen Anforderungen an die Anwendungen
  • Beschreibung des Prinzips der Rechnungseingangsbearbeitung
    • Belegeingang, Scannen und Archivieren
    • Erkennen und Validierung
    • Vorerfassen
    • Rechnungsfreigabe
    • Buchen
    • Verarbeitung von zusätzlichen Anlagebelegen
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentmengen
  • Beschreibung der Systemumgebung
  • Beschreibung der Wirtschaftlichkeit bzw. Kostenschätzung

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