Prozessoptimierung

So alt das Thema Prozessoptimierung auch scheint, ist es aus den Unternehmen und der aktuellen Presse mehr denn je nicht wegzudenken. Häufig liest man auch den Begriff BPM – Business Process Management. Seit Hammer und Champy 1993 ihr Buch >Business Process Reengineering< veröffentlicht haben, ist das Thema Prozessoptimierung unter unterschiedlichen Betrachtungsschwerpunkten immer wieder neu aufgetaucht. Beispielhaft seien die Begriffe Supply Chain Management, Straight Through Processing, Process Performance Management oder Workflowmanagement genannt. Welchem Namen man dem Thema auch gibt, offensichtlich stiftet es einen Nutzen, da es ansonsten längst vom Markt verschwunden wäre.

Doch gerade die Nutzenfrage ist im Fall von Prozessoptimierungen oft schwierig zu beantworten. Kennen Sie den Nutzen der Telefonanlage in Ihrem Unternehmen? Nein? Warum haben Sie sie dann nicht schon längst abgeschaltet? Die Kosten, womöglich für jeden Einzelanschluss, können Sie oder Ihr Controller sicher genau nennen. Ein typisches Phänomen bei Prozess-Aspekten. Jeder weiß, dass man sie benötigt, einen monetären Nutzen auszuweisen ist aber ungleich schwieriger. Trotzdem sollen an dieser Stelle Ansatzpunkte für mögliche Nutzenaspekte von Prozessoptimierungen aufgezeigt werden.

Auf einen Blick

Damit Prozesse optimiert werden können, müssen sie zunächst transparent sein im Hinblick auf wer macht was, wann und mit welchen Hilfsmitteln/Ressourcen. Wichtig im Hinblick auf ein funktionierendes Informationsmanagement ist natürlich auch im Prozess zu dokumentieren welche Information wird in welchem Prozessschritt benötigt. Klingt einfach, aber überprüfen Sie doch einmal Ihre Prozessmodelle. Haben Sie da den Informationsbezug gefunden? Wahrscheinlich nicht - Sie wären kein Einzelfall! Ergänzt werden diese Prozessmodelle um prozessspezifische Metriken, wie zum Beispiel die Durchlaufzeiten oder Kapazitäten eines Prozesses. Die Metriken sind sehr wichtig für die Optimierung nach dem Motto: ”Miss es, oder vergiss es”.

Bevor man jedoch optimieren kann, muss die Frage nach dem Optimierungsziel beantwortet werden. Soll der Prozess der billigste, qualitativ hochwertigste, schnellste oder flexibelste sein? In der Regel lassen sich nicht alle Zielrichtungen gleichzeitig verfolgen, da ein Optimum immer zu Lasten einer anderen Zielrichtung geht. Nehmen wir zum Beispiel den Boxenstopp in der Formel 1. Dies ist sicher im Hinblick auf Durchlaufzeit und Qualität ein weitestgehend optimaler Prozess. Die Kosten und die Flexibilität sind jedoch nicht optimal. Für die Zielsetzung ein Rennen zu gewinnen, ist der Prozess aber genau auf die richtigen Zielgrößen hin optimiert.

Oft lassen sich aber in Unternehmen bereits mit einfachen Mitteln Prozesse optimieren, z.B. durch geringfügige organisatorische Änderungen. Durch die Reorganisation des Mitarbeitereinsatzes bei gleicher Mitarbeiteranzahl können so beispielsweise Arbeitsspitzen in der Scannstelle geglättet werden. Dabei werden die Mitarbeiter der Poststelle lediglich innerhalb ihrer Gleitzeit früher zum Dienst beordert, als bislang.

Die Vorteile der Prozessoptimierung liegen in der Verkürzung der Verarbeitungszeit, geringeren Prozesskosten und der Steigerung der Bearbeitungsqualität insbesondere bei standardisierten Vorgängen. Eine schnelle, transparente und einheitliche Bearbeitung ist auch im Interesse des Kunden. Viele Unternehmen verfolgen mit der Automatisierung daher unter anderem auch das Ziel, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Nutzenaspekte im Bereich Prozessoptimierung:

  • Transparenz über den Prozessverlauf (inkl. der Verwendung von Informationen) in beliebig definierbaren Ausschnitten
  • Klare Berechtigungsstrukturen, Rollenzuordnung und Verantwortlichkeiten
  • Basis für die Kennzahlenermittlung, wie z.B. Prozesskostenrechnung oder Personalbemessung
  • Basis für die Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLA) mit Lieferanten
  • Erfüllung rechtlicher, aufsichtsrechtlicher und/oder revisorischer Anforderungen
  • Wissen über Prozesse und Informationen im Prozess wird für Dritte verfügbar gemacht
  • Durchgängige und redundanzarme Prozessdokumentation
  • Reduktion von Komplexität mittels durchgängigem Konzept

Diese Liste an qualitativen Nutzenaspekten ist nur ein Ausschnitt aus dem vorhandenen Spektrum und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aus den Erfahrungen der Pentadoc lassen sich noch folgende quantitative Nutzenkennzahlen nennen:

  • Prozessoptimierung im Bereich der Posteingangsbearbeitung (Papier, Fax, E-Mail) spart zwischen 15% - 20% der Kosten im Bereich der Sachbearbeitung
  • Ca. 20% an Prozessoptimierungspotential bei der Verkürzung der Durchlaufzeiten, z.B. im Bereich der Kundenkommunikation
  • Prozessoptimierung im Bereich der Schriftguterstellung und Outputmanagement spart zwischen 10% - 30% der Kosten im Bereich der Sachbearbeitung und Produktion

Insbesondere bei der Optimierung von Informationsflüssen und Prozessen, bei Medienbrüchen oder gar bei der Verwendung von Informationen in Papierform im Prozess kann Pentadoc die volle Bandbreite der vorhandenen Projekterfahrungen bei Kunden zum tragen bringen.

Pentadoc arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für das Thema Prozessoptimierung zu konzipieren und zu realisieren. In diesem Sinn bietet ein ganzheitliches Modell zur Prozessoptimierung und zur Optimierung der Informationsflüsse entlang der Prozesse nicht nur die notwendige, sondern auch die hinreichende Voraussetzung für die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Prozessoptimierung ist keine technische Disziplin, sondern eher ein kontinuierlicher Veränderungsprozess, der technische Komponenten und organisatorische Regelungen ideal miteinander verknüpft und ständig weiter verbessert.

Mit dem speziell für dieses Thema entwickelten Beratungspaketen ”PentaAUDIT” hinterfragt Pentadoc die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Optimierung von Geschäftsprozessen und leitet auf Basis der bestehenden Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells Lösungsalternativen bzw. Optimierungsansätze ab.

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