Effektives Outputmanagement: mehr als nur Drucken.

OutputmanagementSprach man früher noch vom Drucken, so spricht man heute von Outputmanagement. Doch ist folglich Outputmanagement jetzt nur ein neues Modewort für Drucken oder versteht man darunter vielleicht schon eine erweiterte Entwicklungsstufe unter die auch Funktionalitäten wie Konfektionierung, Portooptimierung und Frankierung fallen.

Oder sprechen wir sogar von einem Evolutionssprung? Der Bedarf nach neuen Outputmanagement-Konzepten, die eben mehr als nur drucken und frankieren können, ist da: Drucken und Versenden kostet richtig viel Geld, hier schlummern oftmals gigantische Rationalisierungspotentiale, wie auch aktuelle Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen der PENTADOC beweisen. Ein Kernproblem versteckt sich in der Definition: Unter dem Thema Outputmanagement versteht jeder etwas, aber auch jeder etwas Anderes. Beim Thema Outputmanagement lassen sich zwei Lösungsklassen unterschieden:

  1. Lösungen zur Erzeugung und Verwaltung von Output
  2. Lösungen zur Distribution von Output / Multi-Channel-Output

Auf einen Blick

Gut durchdachtes Outputmanagement ist für jedes Unternehmen interessant – denn es ist ein Kostenkiller. Mit einer einheitlichen und bedarfsgerechten Beschaffung von Hard- und Software sparen Großkonzerne Millionen Euro pro Jahr. Generell sind durch eine optimierte Druckinfrastruktur Kostensenkungen der Ausgaben im Output-Bereich um 10 bis 30 % möglich. Outputmanagement setzt dabei auf vier Faktoren:

  • Senkung des Seitenpreises: Was gebündelt gedruckt wird, kann günstiger produziert werden.
  • Steigerung der Unternehmenseffizienz: Die vorhandenen Informationen werden effektiver genutzt.
  • Steigerung der Prozesseffizienz: Die Mitarbeiter können sich wieder auf ihre Kernprozesse konzentrieren.
  • Verminderung des Druckvolumens: Es wird weniger gedruckt.

Bei der Einführung einer Outputmanagement-Lösung gilt es aber auch für die Unternehmen einige Herausforderungen in die Überlegungen mit einzubeziehen. Zu den größten Herausforderungen bei der Einführung einer Outputmanagement-Lösung zählen:

  • Konvertierungsqualität: In welche Formate muss der Output konvertiert werden – Stichwort: Multi-Channel-Output?

Anwendungsabhängigkeiten: Zu welchen Fachverfahren müssen Schnittstellen existieren?

  • Datenformat auf Druckern: In welchen Format muss der Drucker angesteuert werden?
  • viele Druckersteuerungen / Druckerschnittstellen: Auf welche Drucker wird gedruckt – zentraler-/dezentraler Druck?
  • Die Vielzahl an unterschiedlichen Layouts und kundenspezifischen Dokumentvarianten macht den Prozess der Erstellung von Output nicht einfach.
  • Es existiert eine Vielzahl von Hersteller, welche eine Lösung im Bereich Outputmanagement anbieten, jedoch sind diese oft nicht vergleichbar, hier werden schnell “Äpfel mit Birnen” verglichen.
  • Die Dezentralität vieler Konzerne und Unternehmen erschwert das Konzept des Outputmanagement.
PENTADOC arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für das Outputmanagement zu konzipieren und zu realisieren. Um die Anforderungen an eine Gesamtlösung zum Outputmanagement richtig einordnen zu können, müssen Unternehmen die prinzipiellen Verfahren des Outputmanagement und weiteren ECM-Funktionalitäten verstehen und bewerten können. Wichtig ist jedoch für die Unternehmen zu prüfen, ob die angebotenen Lösungen immer alle Funktionsbausteine des Outputmanagement bedienen können und wenn ja wie? Ansonsten hat man sich als Anwender schnell ein “Inselsystem” zur Erstellung von Dokumenten eingekauft ohne evtl. auch zukünftige Aspekte zu beachten. Mit dem speziell für dieses Thema entwickelten Beratungspaket “PentaCHECK for Outputmanagement” hinterfragt PENTADOC die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Einführung einer Outputmanagement-Lösung und leitet auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells zur Erstellung von Output Lösungsalternativen ab. Die vorgeschlagenen Lösungsalternativen werden anhand Ihrer in der Umsetzung verbunden technischen und monetären Risiken bewertet. Bei dem “PentaCHECK for Outputmanagement” werden u.a. die folgenden Themen näher beleuchtet:

  • Beschreibung der Dringlichkeit, Ziele und Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der relevanten Vorgänge und Dokumente
  • Beschreibung der grundsätzlichen Anforderungen an die Anwendungen
  • Beschreibung des Prinzips des Outputmanagement
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentmengen
  • Beschreibung der Systemumgebung
  • Beschreibung der Wirtschaftlichkeit bzw. Kostenschätzung

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