Inputmanagement

Wer in Zeiten von perfekt vernetzten Unternehmen, Inputmanagement, modernster IT und den tollsten Serverapplikationen an die “Christel von der Post” denkt, muss natürlich ein bisschen lachen. So sehr klaffen die moderne Welt und der gute alte Brief auseinander. Aber genau diese beiden Welten sind Realität und Herausforderung für Unternehmen, die sich mit der effizienten Verarbeitung physischer aber auch elektronischer Post auseinandersetzen müssen. Aus gutem Grund: Die richtige und schnelle Verteilung der Eingangspost entscheidet maßgebend über die Service- und Auskunftsqualität eines Unternehmens und somit über die Kundenloyalität.

Posteingangsmanagement

Schematische Darstellung des Posteingangsprozesses

Der Begriff „Inputmanagement“ oder „Posteingangsmanagement“ hat in den letzten Jahren eine große Karriere gemacht. Doch um was geht es dabei genau? Ganz einfach: Die täglich eingehenden Fluten an Dokumenten in das Unternehmen sollen gebändigt werden. Einfacher soll es gehen, direkt zu den Kollegen in den Fachabteilungen und ohne die übliche Verzögerung von manchmal mehreren Tagen. Kurz: eine digitale Poststelle soll her.

Doch wo fängt man an? Was benötigt ein funktionierendes Inputmanagement alles? Welche Ziele sollen erreicht werden und wie kommt man dorthin? Viele offene Fragen, die ein strukturiertes Vorgehen erfordern. Gerade die konkrete Zielsetzung ist häufig schwer zu formulieren. Vage Aussagen, die in Richtung Kosteneinsparung oder Erkennungsraten zielen, die mit Reduzierung von Laufzeiten oder global von Verbesserung der Qualität zu tun haben, stehen als Ziel im Raum.

Auf einen Blick

Bei der Einführung eines neuen Inputmanagements ist nur ein ganzheitlichlicher Ansatz sinnvoll. Inputmanagement betrachtet alle Eingangskanäle ins Unternehmen, ob analog in Papierform oder digital, z.B. als E-Mail. Es erfordert Schnittstellen zu den wichtigsten Unternehmenssystemen, wie ERP, Bestandsführung, CRM oder Prozesssteuerung.

Die Umsetzung eines optimalen Inputmanagements erfordert neben strategischer Planung auch das methodisch richtige Vorgehen und Spezialwissen zu Technologien und Anbietern. Spezialisierte Beratungen wie Pentadoc können hier bereits auf langjährige Praxiserfahrung zurückgreifen und ihr Vorhaben begleiten.Doch neben Wissen sind letztlich auch Produkte maßgeblich am Gesamterfolg beteiligt. Doch welche Anbieter am Markt bieten was an und wie sind sie im direkten Vergleich zueinander positioniert?

Dazu hat Pentadoc mit der Studie „Vergleichstest automatisierte Posteingangsbearbeitung“ eine Vergleichbarkeit von Anbietern einer Erkennungs- bzw. Klassifizierungssoftware im Inputmanagementbereich geschaffen. Dem Interessenten wird als Ergebnis ein umfassender Einblick in die Leistungsfähigkeit der Lösungen und deren Besonderheiten geboten. Stärken und Schwächen werden ggf. durch konzeptionelle Ausrichtungen erklärt. In jedem Fall wird eine reichhaltige Informationsbasis für eigene Projekte geboten, die nicht zuletzt dadurch eine rationelle Anfangsphase durchlaufen können. Die Studie umfasst sicher nicht alle potenziellen Anbieter, stellt jedoch eine Reihe namhafter Vertreter zum Vergleich.

Die Ziele, warum man sich mit dem Inputmanagement befasst sind unternehmensspezifisch recht unterschiedlich. Dennoch die zu erwartenden Nutzenpotentiale sprechen eine deutliche Sprache.

Seien es die zu langen Durchlaufzeiten bei der internen Zustellung der Post bis zum richtigen Sachbearbeiter oder die nur teilweise Auslastung der mit der täglichen Postabwicklung betrauten Mitarbeiter oder auch eine zu hohe Quote von Fehlleitungen bei der Zustellung. Neuerdings spielt auch das Thema “Compliance” hier mit hinein, denn in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben spielt auch die ordnungsgemäße Dokumentation von Prozessen von Anfang an bereits eine Rolle. Aber auch die Bearbeitung von eingehenden E-Mails oder die kostenintensiven Verfahren zur Erkennung und Verschlagwortung von Eingangsdokumenten zwingen Unternehmen sich dem Thema Inputmanagement zu widmen.

Inputmanagement

Pentadoc arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für das Inputmanagement zu konzipieren und zu realisieren. Inputmanagement ist nach wie vor ein boomendes Thema für die Unternehmen und geht weit über die Verarbeitung von Rechnungen hinaus. Es bedeutet aber nicht zwangsläufig, alles von Grund auf und per Stichtag neu zu gestalten. Vielmehr sollten Neuerungen abgestimmt nach und nach vorgenommen werden. Technologien und Prozesse, die sich mit eingehenden Informationen beschäftigen, sind schrittweise zu modernisieren oder zu erweitern.

Langfristig müssen für ein optimiertes Inputmanagement nahezu alle eingehenden Nachrichten und Dokumente als digital nutzbare Information bereitgestellt und verarbeitet werden können. Kurz und mittelfristig gilt es, die dazu notwendigen und passenden Werkzeuge, wie Scanstrecken, Erkennungs- und Klassifikationssysteme auszuwählen und aufzubauen. Das nimmt vielfach einiges an Zeit und auch Investitionen in Anspruch – die Investition rechnet sich aber erfahrungsgemäß schon nach spätestens einem Jahr.

Inputmanagement ist keine technische Disziplin, sondern eher ein kontinuierlicher Prozess, der technische Komponenten und organisatorische Regelungen ideal miteinander verknüpft und ständig weiter verbessert.

Mit dem speziell für dieses Thema entwickelten Beratungspaketen ”PentaCHECK für Inputmanagement” und ”PentaAUDIT für Inputmanagement” hinterfragt Pentadoc die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Einführung einer Inputmanagement-Lösung und leitet auf Basis der bestehenden Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells zur Erstellung von Inputmanagement-Lösungsalternativen bzw. Optimierungsansätze bei einer bestehenden Infrastruktur ab. Die vorgeschlagenen Lösungsalternativen werden anhand Ihrer in der Umsetzung verbunden technischen und monetären Risiken bewertet. Dabei werden u.a. die folgenden Themen näher beleuchtet:

  • Beschreibung der Dringlichkeit, Ziele und Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der relevanten Vorgänge und Dokumente (Dokumentklassenmodell)
  • Beschreibung der Grundsätzliche Anforderungen an die Anwendungen
  • Beschreibung des Prinzips des Inputmanagements
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentmengen
  • Beschreibung der Systemumgebung
  • Beschreibung der Wirtschaftlichkeit bzw. Kostenschätzung

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