E-Mail-Management: Rechtliche Bestimmungen und individuelle Vorgehensweisen

Als Ray Tomlinson vor mehr als 35 Jahren die erste eMail verschickte, hatte er wohl kaum geahnt, dass sich diese Kommunikationsform derart verbreiten würde. Tomlinson verschickte 1971 die erste E-Mail der Welt - und versah die Adresse mit einem uralten Zeichen. Er entschied sich für ein Symbol, das Jahrzehnte später zur Ikone des Informationszeitalters werden wird – das @. Tomlinson ahnte damals nicht, dass er gerade eine der wichtigsten Erfindungen des 20. Jahrhunderts gemacht hatte. "Ich dachte nur, das sei eine niedliche Idee, mehr nicht", sagt er später dazu.

Heute beschäftigt es Unternehmen mehr denn je, eMails clever zu managen und zu archivieren. Denn Postkörbe ganzer Abteilungen laufen über, Mitarbeiter werden bei ihrer täglichen Arbeit blockiert, eMails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, werden vor Gericht als Beweismittel zugelassen und das Suchen von Dokumenten in Bergen von Ein- und Ausgangsmails wird immer schwieriger. Ein ganzer Kosmos von Themen konfrontiert also die betroffenen Unternehmen.

Doch neben der Masse an eMails wird ein Faktor von den Unternehmenslenkern gänzlich unterschätzt: eMail wird mehr und mehr als Geschäftsbeleg benutzt und unterliegt so vom Gesetzgeber oder Aufsichtsbehörden geforderten Compliance-Anforderungen wie beispielsweise Aufbewahrungspflichten. 71% der Unternehmen verwenden eMail als Hauptkommunikationsmittel für Vertragsabschlüsse und 69% der Unternehmen verwenden eMail zum Austausch von elektronischen Rechnungen oder Bankverbindungen. Eine brisante Situation, die Unternehmen in dieser Schärfe noch nicht durchgängig und in aller Konsequenz bewusst ist.

Auf einen Blick

Warum müssen sich Unternehmer gerade jetzt zunehmend mit dem Thema eMail-Management beschäftigen? Die Geschäftsführung haftet für die Sicherheit der betriebswichtigen Daten und Systeme persönlich!

Das wird sich durch die Einführung der 8. EU-Richtlinie (EURO-SOX) in nationales Recht noch verschärfen.

Seit Juli 2008 müssen alle Kapitalgesellschaften ein IT-Sicherheitskonzept vorweisen. Bei Versäumnissen haften die Geschäftsführer und es drohen Sanktionen von Banken und Versicherungen. Heute müssen alle Kapitalgesellschaften, die zwei der drei KonTraG-Kriterien erfüllen, eine umfassende IT- und TK-Dokumentation vorweisen. KonTraG-Kriterien: Bilanzsumme > 3,44 Mio. , Umsatz > 6,87 Mio. und Mitarbeiter > 50.

 

Diese Verpflichtung wird bald für alle Kapitalgesellschaften gelten, denn am 07. Juli 2006 ist die 8. EU-Richtlinie (“Euro-SOX”) in Kraft getreten, die für alle EU-Kapitalgesellschaften ähnliche Auswirkungen haben wird wie SOX in den USA. Spätestens bis Juli 2008 muss die 8. EU-Richtlinie in nationales Recht umgewandelt sein. Damit greifen EU-weit u.a. verschärfte Regeln in Bezug auf die Dokumentation der IT- und TK-Infrastruktur eines Unternehmens.

 

Was passiert, wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen? Neben der persönlichen Haftung des Managements drohen Sanktionen, Schwierigkeiten bei der Aufnahme von Krediten (bereits heute in Basel 2 berücksichtigt) oder teuere Kreditbedingungen, Schwierigkeiten mit Versicherungsgesellschaften. Beispielsweise sind teurere oder keine Policen vorprogrammiert.

PENTADOC arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für das E-Mail-Management zu konzipieren und zu realisieren.

Um die Anforderungen an eine Gesamtlösung zum E-Mail-Management richtig einordnen zu können, müssen Unternehmen die prinzipiellen Verfahren des E-Mail-Management und weiteren ECM-Funktionalitäten verstehen und bewerten können.

Mit dem speziell für diese Thematik konzipierten Beratungspaket “PentaCHECK for E-Mail-Management” hinterfragt PENTADOC die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Einführung einer E-Mail-Management-Lösung und leitet auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells zur Empfang, Verwaltung und Versand von E-Mails Lösungsalternativen ab. Die vorgeschlagenen Lösungsalternativen werden anhand Ihrer in der Umsetzung verbunden technischen und monetären Risiken bewertet.

Beim “PentaCHECK for E-Mail-Management” werden u.a. die folgenden Themen näher beleuchtet:

  • Beschreibung der Dringlichkeit, Ziele und Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der relevanten Vorgänge und Dokumente
  • Beschreibung der grundsätzlichen Anforderungen an die Anwendungen
  • Beschreibung des Prinzips des E-Mail-Management
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentmengen
  • Beschreibung der Systemumgebung
  • Beschreibung der Wirtschaftlichkeit bzw. Kostenschätzung

C. Rob. Hammerstein GmbH & Co. KG

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