ECM-Strategie – Strategiekonzept: Informationslogistik

Die Just-in-Time Informationslogistik hat sich zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen entwickelt. Mit Lösungen, die anstelle einer Informationsflut auf intelligente Informationsfilter setzen, wird die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung gestellt. Doch berücksichtigt Ihre Informationslogistik-Strategie auch Ihre Unternehmens-Strategie? Und wie hoch genau fällt der monetäre Nutzen für das Unternehmen durch die richtige Informationslogistik aus?

Das Strategiekonzept: Informationslogistik, DMS und ECM liefert die Planungsgrundlage und die Planungssicherheit für die passende Umsetzung eines “papierarmen Büros”.

Die Entwicklung einer Informationslogistik-Strategie ist ein anspruchsvolles Unterfangen. Ziel ist es stets, die Informationslogistik optimal an den Bedürfnissen des Unternehmens auszurichten, um so größtmöglichen Nutzen hieraus zu ziehen. Pentadoc legt dabei Wert auf eine umfassende Sichtweise der unternehmerischen Situation. Dazu umfassen die Leistungen unter anderem folgende:

Überblick der Aktivitäten im Strategiekonzept: Informationslogistik

Überblick der Aktivitäten im Strategiekonzept: Informationslogistik

 

  • Phase 1: Projektinitialisierung – Strukturiertes Projektvorgehen aus relevanten Informationsquellen aufbauen.
  • Phase 2: Analyse der Ist-Situation – Umfassende Analyse der unternehmerischen Ist-Situation. Dies umfasst sowohl interne, wie auch externe Einflussfaktoren.
  • Phase 3: Entwicklung eines Soll-Zustandes – Entwicklung eines auf die Unternehmensbedürfnisse angepassten Sollzustands der IT-Integration, zur Erfüllung der Unternehmensziele. Formulierung und Verabschiedung der Informationslogistik-Strategie

Eine notwendige Voraussetzung zur Entwicklung einer optimalen Informationslogistik-Strategie besteht darin, sich vorab ein objektives Bild über die aktuelle Situation zu verschaffen. Gerade hier liegt die besondere Stärke der Pentadoc. Denn wir verfügen über ein umfassendes Instrumentarium zur Ermittlung des Status quo, welches wir individuell auf Ihre konkrete Unternehmenssituation zugeschnitten anwenden. Assessment der Geschäftsanforderungen und IT-Assessments in Kombination mit einem Benchmarking – wie machen es vergleichbare Unternehmen – schaffen Klarheit. Als Beispiel für richtungsweisende Methodiken und Werkzeuge sind die Pentadoc-Potenzialanalyse, die Musterprozessanalyse auf Basis der weltweit anerkannten Mathera Matrix Methode©® oder die IT-GAP-Analyse zu nennen.

Nach der erfolgten Situationsanalyse werden die gewonnen Informationen strukturiert und ableitend darauf eine zeitliche Planung zur Transformation vom IST zum SOLL erstellt. Zur Visualisierung der Änderungen und der notwendigen Etappen verwendet die Pentadoc 3 Zielbilder: Bronze, Silber und Gold. Die Zielbilder helfen der Orientierung und untergliedern die Umsetzung einer Informationslogistikstrategie in für das Unternehmen handhabbare Teilschritte.

In die Entwicklung der Zielbilder fließen die Ergebnisse der zuvor standgefundenen Planungsphase ein. Die Planungsphase hilft, die Lücke zwischen den Bedürfnissen bzw. Anforderungen des Business, den Erwartungen der Geschäftsführung und dem was die IT liefern kann, zu schließen.

Die Zielbilder liefern konkrete Antworten auf die Fragen:

  • welche Informationslogistik-Strategie ist für das Unternehmen die passende und in welchen Teil-Schritten ist diese umsetzbar
  • welche strategischer Stoßrichtungen sind sinnvoll
  • welche Handlungsfelder sind konkret notwendig zur Erreichung der Ziele
  • welche kritischen Erfolgsfaktoren und Messgrößen sollten je Zielbild erreicht werde
  • welche Rolle spielen allgemeine Rahmenbedingungen, Innovationen und regulatorische Anforderungen.

Anhand der definierten Zielbilder werden dann die Architekturvarianten und der konkrete Realisierungsplan entwickelt.

Um eine zukunftsweisende Systemarchitektur aufzubauen, sind im Vorfeld die technischen und fachlichen Anforderungen exakt dokumentiert und evaluiert wurden. Auf Basis der Assessments lässt sich dann problemlos der geeignete grundsätzliche Architekturansatz aufzeigen, mit dem sich u.a. die Nutzung der vorhandenen Systeme bzw. die Realisierung der Schnittstelle zu Fachsystemen erfolgreich umsetzen lässt.